Toplu Çalışan Eklemek: Ekibinizi Sisteme Taşımaya Hazır mısınız? 🚀

Ekibinizi sisteme dahil etmek, bir partiye tüm dostlarınızı davet etmek kadar keyifli olabilir! 🎉 Bu bölümde, çalışanlarınızı tek seferde sisteme nasıl yükleyebileceğinizi anlatıyoruz. Hazırsanız başlayalım!

İlk Adım: Hazırlık! 📝

Çalışan bilgilerini topluca yüklemek için bir Excel dosyasına ihtiyacınız var. İyi haber: Örnek bir şablon dosya hazırladık ve yazının sonunda sizi bekliyor!

Excel şablonunu indirip, sütunlarda yer alan formatlara göre doldurduktan sonra şu yolu izleyerek yükleme yapabilirsiniz:

Yönetim Paneli > Çalışanlar > Çalışan Ekle > Toplu Ekle 

Excel Şablonunda Bulunan Alanlar

Zorunlu Alanlar (Olmazsa Olmaz!) ✅

• E-Posta

• İsim

• Soyisim

• Pozisyon

• Grup

💡 Not: Grup alanına birden fazla değer girebilirsiniz. 

Grup Hiyerarşisi ve İsimlendirme Kuralları

• Çalışan Grubu: Eğer bir çalışan birden fazla gruba aitse, grupları virgül ile ayırabilirsiniz.
  Örnek: Yazılım Geliştirme,Backend Geliştirme

• Sıralama: Gruplar yukarıdan aşağıya ve soldan sağa sıralanır. Örneğin: Backend Geliştirme, Yazılım Geliştirme grubunun bir alt grubu olarak kabul edilir.

• Benzersiz İsimler: Tüm grup isimleri benzersizdir. Örneğin, sistemde yalnızca bir tane Operasyon grubu olacaktır.

• Grup Türü Belirleme: "~" işaretini kullanarak grup türünü belirtebilirsiniz.
  Örnek: Yazılım Geliştirme~Bölüm,Backend Geliştirme~Takım ifadeleri sırasıyla Bölüm ve Takım türünde iki grup tipi oluşturur.

• # İşareti Kullanımı: Grup isimlerinde "#" işareti kullanıldığında, çalışanlar bu işaretten sonraki karakterleri göremez. Bu özellik, aynı ada sahip farklı grupları ayırt etmek için kullanılabilir.
  Örnek:
  DivisionA,Finance#DivisionA ve DivisionB,Finance#DivisionB, aynı isimde ancak farklı kayıtlara sahip iki ayrı Finans grubunu ifade eder.

Opsiyonel Alanlar (Ekstra Ama Harika!) 🌟

Dosyayı Yüklemek ve Devam Etmek 📤

Excel dosyasını doldurup yükledikten, toplu ekleme alanına dosyanızı sürükle bırak yöntemi ile yükleyebilirsiniz. Toplu olarak yükleme esnasında, çalışanlarınızın e-posta adreslerine otomatik bir davet mesajı göndermek istiyorsanız, “Şifre Oluşturma Mesajını Hemen Gönder” ayarını seçmelisiniz. Bu mesaj, kullanıcıların hesaplarını aktive etmelerini ve şifrelerini oluşturmalarını sağlar.

💡 Not: Davet bağlantısı yalnızca 24 saat geçerlidir. Kullanıcı hesabı aktive edilmezse, daveti yeniden göndermeniz gerekir.

Şifre Gönderimi Hakkında Bilgilendirme 🔑

• Çalışanlarınıza hemen bir şifre oluşturma mesajı göndermek istiyorsanız, yükleme sırasında “Şifre Oluşturma Mesajını Hemen Gönder” kutusunu işaretli bırakın.

• Sistemi sadece test etmek istiyorsanız, bu kutuyu işaretlemeyerek mesaj göndermemeyi tercih edebilirsiniz.

💡 Not: SSO (Single Sign-On) aktifse, toplu yükleme sırasında kullanıcılara şifre mesajı gönderilmez. Bu kullanıcılar, SSO üzerinden giriş yapabilir.

Yükleme Durumunu Takip Edin ⏱️

Yükleme işleminin durumunu kontrol etmek için şu yolu izleyin:

Yönetim Paneli > Entegrasyonlar > Arka Plan Görevler

Bu sayfadan:

• Yüklemenin aşamalarını takip edebilirsiniz. Yükleme doğru bir şekilde tamamlandığında Result kısmında “Success” yazısını göreceksiniz. “Fail” olması durumunda dosyanızda bir hata olabilir, verilerinizin kontrolünü sağlayıp tekrar deneyebilirsiniz.

Lisans Kullanımı Hakkında

Her yeni kullanıcı hesabınıza eklenir eklenmez bir lisans sayılır.

• Lisans limitinizi aşarsanız: Daha fazla kullanıcı ekleyemezsiniz. Lisans artırımı için bizlere ulaşabilirsiniz.

• Pasif kullanıcılar ücretlendirilmez: Çalışan işten ayrıldığında hesabını pasife almayı unutmayın.

Benzersiz E-Posta Adreslerinin Önemi

Her kullanıcının benzersiz bir e-posta adresi olmalıdır.

• "Bu e-posta adresi zaten var" hatası mı alıyorsunuz?

• Pasif bir kullanıcıyı etkinleştirebilir ya da o kullanıcının e-posta adresini değiştirebilirsiniz.

Ve İşte Bu Kadar! 🎉

Artık toplu çalışan ekleme konusunda bir uzmansınız! Eğer kafanıza takılan bir şey olursa, size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız. Hadi şimdi ekibinizi sisteme taşıyın ve harika bir başlangıç yapın. 🚀